Actualización de The Hit List

Ayer Karelia publicó una actualización del gestor de tareas y proyectos para mac y iPhone The Hit List. Ultimamente he hablado mucho de The Hit List, ya que es la herramienta que actualmente uso para controlar y gestionar todas mis tareas, tanto personales como laborales.

La actualización de ambas aplicaciones, la de escritorio y la de iOS, es un buen indicativo de que Karelia, tras la adquisición de la app, se ha tomado las cosas en serio y están trabajando en adaptarla a los nuevos tiempos.

De momento se trata de arreglar algunos bugs con la sincronización de tareas anidadas, el timer de tareas y la integración con los Recordatorios. Y en el caso de la app para iPhone todavía no hay adaptación a iOS 7, así que habrá que esperar.

Pero algo es algo. La lista completa de cambios en las Release Notes de Karelia.

The Hit List, al fin

En lo que se refiere a la gestión de mis tareas y proyectos y las aplicaciones que uso para ello, tengo que reconocer que soy tan variable como cambiando el theme de mis blogs. El motivo es que busco siempre lo mejor, y por eso pocas veces me contento con lo que tengo o lo que hay disponible.

En los últimos cuatro o cinco años he saltado de OmniFocus a Things y viceversa en multitud de ocasiones, he probado Wunderlist, Hightrack, Firetask y, para no extenderme demasiado, cada aplicación de GTD seria que haya aparecido fuera o dentro de la AppStore.

Todas menos una. Incomprensiblemente me resistía a probar The Hit List. Creo que sobre todo debido a que, además del coste de la aplicación el uso de sincronización con la versión iPhone añade unos 19 dólares adicionales al año. Pero finalmente me decidí hace algunas semanas, y la experiencia ha sido realmente indescriptible. Ya había leído varios artículos acerca de la excelencia y calidad del servicio de sincronización. Pero pensaba que no podía ser mejor que el de Things, que además es gratuito. Incluso por el mismo precio, más o menos, tenía la versión premium de Hightrack (que contraté también en mi período de prueba). Y claro, está la sincronización de OmniFocus, también gratuita, aunque en mi opinión la más lenta y desesperante de todas.

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Resulta difícil expresar porque en este momento The Hit List es para mi la aplicación imprescindible. Quizá lo mejor será enumerar qué cosas echo de menos en las otras y como The Hit List viene a solucionar esas carencias. Está, por supuesto, la cuestión del diseño, absolutamente cuidado y fantástico, para mi algo imprescindible, y la posibilidad de manejar la herramienta completamente con el teclado. Pero no sólo eso, hay detalles en The Hit List que incluso me llevan a usar la versión iPhone en el iPad sin fricciones de ningún tipo, a la espera de que algún día aparezca una versión específica. Hasta ese punto me ha enganchado.

Antes de continuar, por sí alguien está pensando darle una oportunidad, decir que The Hit List junto con el resto de aplicaciones de The Potion Factory (Tangerine es otra de mis favoritas, para crear playlists en iTunes) fueron recientemente adquiridas por Karelia, y parece que tienen planes para darles un nuevo empujón. Por lo menos eso se desprende de sus respuestas en los foros.

Pero a lo que iba. Que cosas me ofrece The Hit List que las otras aplicaciones no me proporcionan? Voy a enumerarlas sin ningún orden concreto, según me van viniendo a la mente:

Creación de tareas con arrastrar y soltar

Es cierto que en OmniFocus o Things es posible crear tareas seleccionando texto en otra aplicación y arrastrándolo a la ventana principal. Pero es que en The Hit List puedes seleccionar varias líneas de texto, por ejemplo una lista ordenada, y al arrastrarlas a la ventana de la app te creará una tarea por cada línea.

Carpetas anidadas, sublistas, subtareas

Se pueden crear, igual que en OmniFocus, carpetas y carpetas dentro de ellas. La diferencia es que en The Hit List las carpetas pueden contener listas de tareas en lugar de proyectos (que en la práctica viene a ser lo mismo), pero también sublistas. Estas listas y sublistas pueden contener tareas y subtareas. Las posibilidades y el dinamismo que esto proporciona superan el esquema único de carpetas y proyectos de OmniFocus y, por supuesto, el más rígido de proyectos simples de Things. Por ejemplo, puedes tener dentro de una carpeta en The Hit List un par de proyectos con sus correspondientes subproyectos, y cada uno con varias listas de tareas. Incluso cada tarea puede tener varias subtareas asociadas. Las posibilidades son infinitas.

Carpetas inteligentes

Esta es una de mis características favoritas. A semejanza de las carpetas inteligentes de Mail puedes crear todas las que quieras, cada una con sus propios filtros por tag, contexto, lista, estado, fecha, tiempo estimado, etc. Incluso se puede especificar el orden que deben seguir las tareas. Se parecen a las perspectivas de OmniFocus, pero ciertamente son mucho más potentes. Uno de los problemas que me he encontrado al crear perspectivas en OmniFocus es que éstas están limitadas por una serie de cinco o seis reglas básicas que admiten pocas combinaciones. En The Hit List las reglas son tan dinámicas como queramos que sean. Por ejemplo, es posible especificar que queremos ver sólo tareas que no hayan vencido, que tengan una fecha de vencimiento no superior a un mes, con un tag determinado y pertenecientes a dos contextos determinados. Algo así es imposible en OmniFocus. Y en Things ni siquiera tenemos la posibilidad de crear un filtro que se le parezca mínimamente.

Pestañas

Esto, que a algunos les parece trivial, a mi me parece una gran idea. Tener abierta la lista Today (que muestra las tareas que vencen en el día) en una pestaña, el proyecto de un cliente en otra, y una carpeta inteligente que muestra mi workflow diario en otra, me permite alternar entre ellas más fácilmente que tener que seleccionarlas en la barra lateral. Sobre todo sí en dicha barra lateral tengo abierta la vista de contextos y tags en lugar de la de carpetas y proyectos. Además la aplicación guarda las pestañas que tienes abiertas, de modo que al volver a abrirla siguen estando ahí.

Contextos y tags

OmniFocus sólo ofrece contextos, y Things sólo ofrece tags (aunque quizá puedes usar las áreas de responsabilidad como sí fueran contextos a pesar de que no es su función). The Hit List provee de ambos elementos de clasificación, que se pueden usar combinados o por separado según tus necesidades. Lo interesante son las posibilidades que ambos elementos ofrecen a la hora de crear carpetas inteligentes.

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Timer

Esto sí que es absolutamente único en The Hit List. Ni OmniFocus ni Things ni Hightrack tienen un timer, un relojito que aparece como una ventanita flotante (muy similar al minireproductor de iTunes) cuando le das al botón de comenzar una tarea, y te permite contabilizar el tiempo invertido en la misma. Probablemente no sea de utilidad más que para freelancers y autónomos, pero precisamente por eso para mi es también imprescindible.

Ordenación de tareas

Tanto dentro de las listas como de las carpetas inteligentes, las tareas y subtareas se pueden ordenar tanto manualmente como por fecha de vencimiento, fecha de inicio o prioridad. La ventaja que tiene la ordenación en The Hit List es que no está condicionada a otros parámetros, como en el caso de OmniFocus, donde prima la ordenación por proyectos o contextos. Precisamente en Things esta ordenación brilla por su ausencia, algo que me ha parecido siempre muy extraño. Parece que los creadores de Things dan por sentado que las tareas se pueden realizar en cualquier orden, cuando la mayoría de las veces no es el caso.

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Vista de tarjetas

Cada tarea tiene dos vistas posibles, la normal a semejanza de Things y OmniFocus, y la vista de tarjeta que también tiene Hightrack. La diferencia es que en The Hit List la vista de tarjeta ocupa toda la ventana, permitiéndonos centrarnos en ella y acceder a toda la información contenida fácilmente. Es la mejor implementación de este tipo que he visto.

De Things hay muchas cosas que me gustan, pero muchas más que me parecen arbitrarias y dejadas al azar. Por ejemplo, nunca entendí por qué hay que activar las tareas que vencen antes de empezar a trabajar en ellas. Tanto OmniFocus como The Hit List te las presentan ya disponibles en la vista diaria, pero en Things se exige una acción previa, lo cual no tiene demasiado sentido para mi.

Respecto a Hightrack, aún cuando me atrae mucho la integración de tareas y calendario, no estoy dispuesto a utilizar una aplicación web. Y tampoco una que por ahora no tiene un bookmarklet para añadir tareas desde el navegador ni integración alguna con Mail (salvo la posibilidad de reenviar un correo como tarea a semejanza de OmniFocus), como sí tienen OmniFocus, Things y The Hit List.

Y por último vamos con iOS. Como ya dije The Hit List no tiene app para iPad. Yo uso la del iPhone con el zoom 2x que, aunque es una solución que seguramente no atrae a muchos, a mi me funciona. Para enviar tareas desde Safari uso un bookmarklet que podéis encontrar aquí. Para crear tareas desde mails uso Dispatch, una aplicación que ya comenté anteriormente y que tiene integración tanto con The Hit List como con OmniFocus y Things. Lo único que la versión iOS de The Hit List no tiene es la posibilidad de enviar tareas por email. Pero puedo vivir sin eso.

The Hit List está disponible en la AppStore, pero puedes descargar una versión de prueba desde la web oficial.

TaskClone envía tareas de Evernote a otras aplicaciones

TaskClone es un servicio que por 12 o 16 dólares al año (dependiendo del plan contratado), envía todas las tareas que tengas en notas de Evernote al servicio o aplicación que uses para gestionar tus proyectos.

Hay hasta 40 compatibles, incluyendo Omnifocus y Basecamp. Una pena que no soporte también Things o Hightrack.

La idea es realmente buena, y hay 14 días de prueba gratuita.

La gran oportunidad del email

Después de haber sido vilipendiado durante mucho tiempo por gurús de la productividad y tecnócratas de medio blog, resulta que el email no ha muerto. Ni mucho menos, sigue vivito y coleando. Y es más, generando un importante volúmen de negocio para muchos desarrolladores y startups.

Pero lo más importante es que continúa siendo el centro de nuestro trabajo diario, la herramienta de colaboración y organización más potente, sin nada a la vista de momento que pueda sustituirla. Es lo que dice Robert Abbott en The Big Email Opportunity, publicado ayer mismo.

Y estoy totalmente de acuerdo con lo que dice, sobre todo cuando clama por la aparición, no de soluciones de email, sino de plataformas. Plataformas que consideren el email como el hub donde se combinan una serie de soluciones ahora mismo desperdigadas. Algunas ya han sido integradas, con mayor o menor éxito, en recientes proyectos y aplicaciones. Pero el caso es que nadie ha conseguido dar con la visión completa.

Dice Abbott que la plataforma ideal, palabras que suscribo casi al cien por cien, debería contar con: un cliente móvil ligero y rápido, filtrado automático y mejores capacidades de archivado y búsqueda, integración con redes sociales, con servicios como Dropbox y Box, calendario y gestor de tareas, soporte para todos los tipos de servidores de mail, y ser realmente seguro.

¿Es mucho pedir? Seguramente si, pero no es imposible. Aquí hay una gran oportunidad de negocio para aquel que se aventure en una empresa de tamaña envergadura.

Precisamente en España tenemos un buen ejemplo de lo que se puede hacer con un poco de lógica y muchas ganas en Hightrack, una herramienta que sirve para gestionar tareas y proyectos y que integra el calendario. ¿Qué pasaría si a eso le añadiesen la gestión del email y soporte para redes sociales y Dropbox, por ejemplo? Todo en una misma interfaz adaptable a cualquier dispositivo. Se parecería bastante a lo que propone Abbott en su artículo. Y sería un gran paso adelante.

Hightrack Premium

Cuando hace algunos días Hightrack publicó su aplicación para iPhone una de las cosas que echaba de menos era la integración con los calendarios de iCloud.

Pero con la llegada de Hightrack Premium por fin se ha resuelto la duda de si en el futuro iba a ser posible esa integración. La respuesta es afirmativa, y viene acompañada de nuevas funcionalidades que hacen que la suscripción Premium sea no sólo interesante sino realmente atractiva para cualquiera que quiera disfrutar de una herramienta de productividad completa y fiable.

Pero ojo, que para los primeros 500 suscriptores el precio es del 50% anual para siempre. Y no me lo he pensado dos veces, porque creo que Hightrack tiene todos los ingredientes necesarios para convertirse en el gran gestor de tareas y proyectos de los próximos años. Ya sólo le falta incluir características para manejar proyectos de forma colaborativa, y entoces sería un serio contendiente para Basecamp y Omnifocus juntos.

Atención, porque la versión Premium (38 euros al año / 19 euros para siempre si eres de los primeros 500 usuarios en contratarlo), viene con la posibilidad de crear tus propios Tracks, quizá la funcionalidad más novedosa y potente del servicio; notas y sidebar stacks, entre otras cosas.

Si contratas Hightrack Premium lo tendrás activado el día 15 de octubre.

Utilizando Evernote con los alumnos

This is a simple way for me to send another reminder to my students that they have something to do before they go home. I look to do some other things with the reminders as well. I can pass along messages of encouragement in notebooks and set a timer for their reminder. I can set long term notifications for projects to help them stay organized

Cada vez estoy más enganchado a Evernote, cuanta más información vuelco ahí más útil me resulta su uso. Entre las posibles utilidades que se le pueden dar me ha gustado mucho lo que hace Nicholas Provenzano con sus alumnos.

Que, por cierto, también puede ser extrapolable a grupos de trabajo, editores, etc. Al final se trata de usar Evernote como un gestor de tareas con el que puedes compartir (y colaborar en) grandes cantidades de contenidos organizados.

Begin, las tareas de hoy y mañana en iOS

Existen muchas aplicaciones de productividad con las que manejar tus tareas en iOS, ya sean más complicadas y completas como OmniFocus, Things o Hightrack, o más sencillas como Clear.

Begin es una de estas últimas, pero su minimalismo llega al extremo de sólo gestionar las tareas de dos días: hoy y mañana.

Una vez que se termina el día, Begin borra las tareas que no hayas completado (aunque hay una opción para recuperarlas) y pasa las de Mañana a Hoy.

En su desarrollo está implicado Ben Brooks, autor de The Brooks Review, uno de mis bloguers favoritos.

En cuanto a diseño la aplicación es realmente impecable. Existe una opción para comprar y desbloquear más themes, pero no creo que sea necesario, pues el theme por defecto es fantástico.

A quien le puede interesar una app como Begin? Ciertamente no a quienes usamos OmniFocus, por ejemplo. Tampoco si estás cómodo usando los Recordatorios de la app nativa de Apple.

The idea that managing your todo lists needs to be done with some over-wrought software seems silly. You already know how to do what you need to do, you already know what you need to do, you just perhaps would like a little help remembering what needs to be done today. We know we need some help with that. We’ve found that a lot of people like to wake up and make their todo list for the day and that those people don't want to wake up and manage their list for the week, month, or year. 

Queda bien claro, está enfocada a aquellos que no necesitan gestionar sus tareas de toda la semana, mes o año, sino que sólo requieren una pequeña ayuda para saber por donde empezar el día.

Begin está disponible en el AppStore.

Hightrack para iPhone

Llegó la esperada aplicación de Hightrack para iPhone, la herramienta de productividad integral de la que ya hablé estos últimos meses. Tenía muchas ganas de probarla y ver como habían resuelto una interfaz tan trabajada como la de la versión web trasladada al dispositivo.

El resultado es realmente espectacular a nivel de diseño e implementación de las funciones básicas de la herramienta, que son las que ahora podemos usar en el iPhone. Así que, en general, una app muy bien construída, muy fluida y estéticamente impecable.

Entre los contras, un bug que hace que la app no recuerde ni mi usuario ni mi contraseña, y que no se si será general o por alguna razón me ocurre sólo a mi.

Y por otro lado, la carencia de integración con iOS: no se pueden añadir notas desde ninguna otra app, ni se pueden exportar fuera de Hightrack. Tampoco tiene integración con el calendario del iPhone, ni con los Recordatorios.

Imagino que todo estará por llegar, ya que es una primera versión. Pero la sensación general, aunque buena porque la app en sí hace lo que tiene que hacer y tiene un diseño moderno y realmente bueno (eso sí, no demasiado que ver con iOS 7), queda lastrada por esa sensación de aislamiento. Como si estuvieras usando una app de Android virtualizada dentro de iOS, sin ninguna capacidad de comunicarse con el sistema.

No sería justo tampoco compararla con OmniFocus o Things, porque le falta mucho camino todavía para poder llegar a competir con ellas. Pero como digo, es un buen inicio.

Contratar un asistente personal en India

OK, sure, in retrospect, it doesn’t sound like one of my better ideas. Hiring a personal assistant based in India—a stranger in a Mumbai call center who would handle my email, appointments, travel bookings, and, I hoped, any other simple task I threw at him—seems like one of those manifestly stupid things that a well-functioning adult should not do. There are all sorts of obvious red flags: How could I trust this person with the most intimate details of my personal and professional life? How could I know that he’d be a good proxy for me when dealing with others? How could I be sure he wouldn’t rob me blind?

Farhad Manjoo cuenta en Slate su odisea tras contratar los servicios de una de las muchas webs de asistencia personal, que últimamente están proliferando en todo el mundo. Sitios que se ofrecen a realizar tareas por ti, como escribir o responder emails, reservarte vuelos, y cualquier otra cosa que necesites.

Por supuesto para ello necesitan acceso a tu correo electrónico, tu calendario y quizá los datos de tu tarjeta de crédito. Pero el caso es que parece que tienen éxito.

El relato de Manjoo resulta divertido y trágico al mismo tiempo.

Dispatch, el email para grupos de trabajo

Ojo, no confundir este Dispatch con la aplicación iOS del mismo nombre, no tiene nada que ver. Este Dispatch.cc se parece mucho a lo que Basecamp implementó hace algunas semanas con Basecamp Breeze.

Se trata de una dirección de email única que funciona como una lista de correo para grupos de trabajo, pero que además cuenta con una página propia en la que quedan registrados todos los correos, organizados por conversaciones y convertidos en posts. De ese modo se pueden revisar fácilmente, e incluso modificar y actualizar en cualquier momento.

Cada uno de esos posts tiene una url única que se puede compartir, incluso con personas que no pertenezcan a la lista. Y también se pueden crear notas, enlaces, y compartir desde Dropbox, Evernote, Google Drive o Box.

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Lo bueno de este sistema es que cada vez que actualizas una nota, un enlace o un mensaje, automáticamente se actualiza para todos los usuarios de la lista, lo que lo convierte en una herramienta muy útil para gestionar proyectos y grupos.

Cada vez que alguien publica un post todos los miembros de la lista son notificados. Pero para evitar la congestión de tu bandeja de entrada, sólo se te notifican las respuestas si eres el autor del post, eres tú quien ha respondido, alguien te menciona (poniendo la @ delante de tu nombre de usuario), o has hecho clic en Follow para recibir todas las notificaciones.

De momento crear Dispatchs es gratuito, y nada en la web parece indicar que eso vaya a cambiar. Visto el funcionamiento y el diseño, realmente funcional y elegante, creo que puede ser una alternativa muy interesante a Basecamp como gestor de proyectos.