Actualización de The Hit List

Ayer Karelia publicó una actualización del gestor de tareas y proyectos para mac y iPhone The Hit List. Ultimamente he hablado mucho de The Hit List, ya que es la herramienta que actualmente uso para controlar y gestionar todas mis tareas, tanto personales como laborales.

La actualización de ambas aplicaciones, la de escritorio y la de iOS, es un buen indicativo de que Karelia, tras la adquisición de la app, se ha tomado las cosas en serio y están trabajando en adaptarla a los nuevos tiempos.

De momento se trata de arreglar algunos bugs con la sincronización de tareas anidadas, el timer de tareas y la integración con los Recordatorios. Y en el caso de la app para iPhone todavía no hay adaptación a iOS 7, así que habrá que esperar.

Pero algo es algo. La lista completa de cambios en las Release Notes de Karelia.

Inside OmniFocus

OmniGroup presenta Inside OmniFocus, una web donde se recopilan aplicaciones que complementan a OmniFocus, scripts, workflows y consejos y artículos de destacados usuarios de la herramienta como David Sparks, Sabra Morris, Jan-Yves Ruzicka o Kourosh Dini.

Cheers, and welcome to Inside OmniFocus! We put together a brand new site to show off different workflows from a few OmniFocus users, tools or services that work well with the suite, and more. More is coming, so check back in every so often. Enjoy

Todas las secciones son realmente interesantes, especialmente la que explica como usar OmniFocus con Evernote y AppleScript.

Parece que la intención es ir recopilando aquí todo tipo de tips, posts, y cualquier cosa que sirva para ayudar a utilizar una herramienta tan potente, pero a la vez tan dificil de dominar, como es OmniFocus.

Al mismo tiempo, acaban de remodelar los foros de soporte, que presentan desde hace unos minutos, un aspecto realmente colorido y minimalista.

La gran oportunidad del email

Después de haber sido vilipendiado durante mucho tiempo por gurús de la productividad y tecnócratas de medio blog, resulta que el email no ha muerto. Ni mucho menos, sigue vivito y coleando. Y es más, generando un importante volúmen de negocio para muchos desarrolladores y startups.

Pero lo más importante es que continúa siendo el centro de nuestro trabajo diario, la herramienta de colaboración y organización más potente, sin nada a la vista de momento que pueda sustituirla. Es lo que dice Robert Abbott en The Big Email Opportunity, publicado ayer mismo.

Y estoy totalmente de acuerdo con lo que dice, sobre todo cuando clama por la aparición, no de soluciones de email, sino de plataformas. Plataformas que consideren el email como el hub donde se combinan una serie de soluciones ahora mismo desperdigadas. Algunas ya han sido integradas, con mayor o menor éxito, en recientes proyectos y aplicaciones. Pero el caso es que nadie ha conseguido dar con la visión completa.

Dice Abbott que la plataforma ideal, palabras que suscribo casi al cien por cien, debería contar con: un cliente móvil ligero y rápido, filtrado automático y mejores capacidades de archivado y búsqueda, integración con redes sociales, con servicios como Dropbox y Box, calendario y gestor de tareas, soporte para todos los tipos de servidores de mail, y ser realmente seguro.

¿Es mucho pedir? Seguramente si, pero no es imposible. Aquí hay una gran oportunidad de negocio para aquel que se aventure en una empresa de tamaña envergadura.

Precisamente en España tenemos un buen ejemplo de lo que se puede hacer con un poco de lógica y muchas ganas en Hightrack, una herramienta que sirve para gestionar tareas y proyectos y que integra el calendario. ¿Qué pasaría si a eso le añadiesen la gestión del email y soporte para redes sociales y Dropbox, por ejemplo? Todo en una misma interfaz adaptable a cualquier dispositivo. Se parecería bastante a lo que propone Abbott en su artículo. Y sería un gran paso adelante.

Hightrack Premium

Cuando hace algunos días Hightrack publicó su aplicación para iPhone una de las cosas que echaba de menos era la integración con los calendarios de iCloud.

Pero con la llegada de Hightrack Premium por fin se ha resuelto la duda de si en el futuro iba a ser posible esa integración. La respuesta es afirmativa, y viene acompañada de nuevas funcionalidades que hacen que la suscripción Premium sea no sólo interesante sino realmente atractiva para cualquiera que quiera disfrutar de una herramienta de productividad completa y fiable.

Pero ojo, que para los primeros 500 suscriptores el precio es del 50% anual para siempre. Y no me lo he pensado dos veces, porque creo que Hightrack tiene todos los ingredientes necesarios para convertirse en el gran gestor de tareas y proyectos de los próximos años. Ya sólo le falta incluir características para manejar proyectos de forma colaborativa, y entoces sería un serio contendiente para Basecamp y Omnifocus juntos.

Atención, porque la versión Premium (38 euros al año / 19 euros para siempre si eres de los primeros 500 usuarios en contratarlo), viene con la posibilidad de crear tus propios Tracks, quizá la funcionalidad más novedosa y potente del servicio; notas y sidebar stacks, entre otras cosas.

Si contratas Hightrack Premium lo tendrás activado el día 15 de octubre.

Utilizando Evernote con los alumnos

This is a simple way for me to send another reminder to my students that they have something to do before they go home. I look to do some other things with the reminders as well. I can pass along messages of encouragement in notebooks and set a timer for their reminder. I can set long term notifications for projects to help them stay organized

Cada vez estoy más enganchado a Evernote, cuanta más información vuelco ahí más útil me resulta su uso. Entre las posibles utilidades que se le pueden dar me ha gustado mucho lo que hace Nicholas Provenzano con sus alumnos.

Que, por cierto, también puede ser extrapolable a grupos de trabajo, editores, etc. Al final se trata de usar Evernote como un gestor de tareas con el que puedes compartir (y colaborar en) grandes cantidades de contenidos organizados.

Cuenta tu historia en Basecamp Switch

Curioso el post de 37Signals en el que cuentan como nunca prestaron mucha atención al marketing de Basecamp, porque es un producto que se vende solo.

Harder, still, is that we don’t even know why our customers switch from one product or system to using Basecamp. Hidden within their stories of over-loaded inbox frustrations and bloated corporate software are key insights about what makes Basecamp great for our customers

En Tylium lo usamos hace tiempo e incluso tengo algún proyecto personal allí. Y por ahora creo que no hay alternativa que esté a la altura. Por cierto que la última gran genialidad fue implementar el acceso al cliente en los proyectos, decidiendo lo que puede ver y lo que no.

Desde basecamp.com/switch piden que compartas tu historia, por qué elegiste Basecamp, y de paso les ayudes a hacerse una idea de cómo los usuarios lo utilizan. Hasta es posible que la historia salga en portada del anunciado próximo rediseño.

Dispatch, el email para grupos de trabajo

Ojo, no confundir este Dispatch con la aplicación iOS del mismo nombre, no tiene nada que ver. Este Dispatch.cc se parece mucho a lo que Basecamp implementó hace algunas semanas con Basecamp Breeze.

Se trata de una dirección de email única que funciona como una lista de correo para grupos de trabajo, pero que además cuenta con una página propia en la que quedan registrados todos los correos, organizados por conversaciones y convertidos en posts. De ese modo se pueden revisar fácilmente, e incluso modificar y actualizar en cualquier momento.

Cada uno de esos posts tiene una url única que se puede compartir, incluso con personas que no pertenezcan a la lista. Y también se pueden crear notas, enlaces, y compartir desde Dropbox, Evernote, Google Drive o Box.

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Lo bueno de este sistema es que cada vez que actualizas una nota, un enlace o un mensaje, automáticamente se actualiza para todos los usuarios de la lista, lo que lo convierte en una herramienta muy útil para gestionar proyectos y grupos.

Cada vez que alguien publica un post todos los miembros de la lista son notificados. Pero para evitar la congestión de tu bandeja de entrada, sólo se te notifican las respuestas si eres el autor del post, eres tú quien ha respondido, alguien te menciona (poniendo la @ delante de tu nombre de usuario), o has hecho clic en Follow para recibir todas las notificaciones.

De momento crear Dispatchs es gratuito, y nada en la web parece indicar que eso vaya a cambiar. Visto el funcionamiento y el diseño, realmente funcional y elegante, creo que puede ser una alternativa muy interesante a Basecamp como gestor de proyectos.

Omnifocus: sincronización en segundo plano según localización

Ayer Omnifocus para iPhone se actualizó con una nueva característica muy interesante: la sincronización en segundo plano según la localización. Esto es, una vez que añades localizaciones a la opción Background Sync en los ajustes de la aplicación, cada vez que entres o salgas de una de esas localizaciones Omnifocus sincronizará todos los datos en la nube automáticamente.

La utilidad de esto es muy interesante: puedes configurarla, por ejemplo, para que se sincronice cada vez que entras o sales de un lugar en el que hay wifi. O cuando llegas a la oficina y sales de ella, de una reunión en un sitio determinado, del Starbucks…

Eso sí, al no usar el GPS del dispositivo, lo que consumiría batería, las localizaciones incluyen un radio bastante amplio, así que hay que usar la nueva característica con precaución si tu plan de datos es limitado.

Usando Basecamp para organizar tu vida personal

En Tylium usamos Basecamp para gestionar todos nuestros proyectos. Cualquier cuestión acerca del trabajo se discute en un hilo de Basecamp, cualquier información relevante es enviada mediante mail o anotada en un documento. Lo mismo con las tareas más urgentes.

De vez en cuando suelo pasarme un tiempo buscando una alternativa que sea igual de potente y que nos permita ahorrar un poco (aunque el coste de la versión básica de Basecamp no es demasiado alto). He probado Asana, Trello, y un montón de herramientas más. Pero ninguna termina de convencerme. O no tienen alguna característica que nos resulta imprescindible de Basecamp, o son tan enrevesadas que al final no merece la pena migrar, sólo por mantener el flujo de trabajo y la simplicidad que Basecamp nos proporciona.

Pero en lo que nunca había pensado es en utilizar Basecamp para organizar mi vida diaria. Hasta que he leido el post de Dan Kim sobre cómo él y su esposa usan Basecamp para organizar su vida personal. Lo primero que he pensado es que buena idea, como no se me habrá ocurrido antes. Y realmente lo es. Quizá el principal aspecto que te puede echar atras para hacer lo mismo sea la posibilidad de extraer luego toda esa información si te quieres cambiar de herramienta. Pero ahí también Basecamp proporciona la opción de llevartelo todo cuando quieras, mediante exportación.

En esencia el uso que hacen se asemeja mucho a la gestión de un proyecto, en este caso la propia vida personal. Para ello adaptan las herramientas que Basecamp proporciona a sus propias necesidades. Por ejemplo, los to-dos se convierten en listas de la compra. Toda la información relevante es volcada en hilos de discusión, como por ejemplo las revisiones médicas de los niños, donde luego pueden ser encontradas fácilmente con el buscador. Creo que hubiera sido una gran idea tener un resumen de cada visita de mis hijos al pediatra durante los últimos siete-diez años, disponible para consultar.

Los emails importantes o que necesitan ser revisados, son reenviados a Basecamp, donde también pueden ser encontrados fácilmente, por lo menos mucho mejor que perdidos en la bandeja de entrada de mi cliente de correo.

Y los eventos importantes son añadidos al calendario, donde se benefician de una de las características que más me gustan de Basecamp, y que es la posibilidad de abrir hilos de discusión sobre eventos del calendario, enlazarlos con otros eventos o con tareas. Además, el calendario de Basecamp se puede añadir como suscripción a iCloud, con lo cual lo tienes disponible en todos tus dispositivos iOS, e incluso puedes capturar los eventos en Things.

Sure, we’re pretty organized now, but it wasn’t always like that. After a few stressful situations where information got lost, we knew there had to be a better way. Now we’re never really concerned about forgetting. We don’t panic about trying to remember what happened and when. It’s a little strange to say, but we have a sense of calm because we know where everything is – in Basecamp.

Porque al final se trata de eso, de evitar la pérdida de información importante, que de otro modo tendrías repartida entre mails, documentos y papeles varios. Y como dice Dan Kim en su post, eso permite que el tiempo familiar se emplee en hablar de cosas más importantes, en lugar de planificar, ordenar y discutir. Para eso entras a Basecamp y lo puedes hacer online.

Además, ahora que Basecamp permite a sus usuarios utilizar proyectos de manera personal, sin tarifa mensual y solo con un pago inicial de 25 dólares, creo que es el momento de poner en práctica esta gran idea.

Basecamp lanza su aplicación oficial para iPhone

Basecamp iphone

Es posible que haya sido una coincidencia, pero creo que los desarrolladores de Camp no deben estar muy contentos. Hace un par de días aparecía Camp, una aplicación para usar Basecamp en el iPhone, con un diseño fantástico y que dejaba a todas sus competidoras en la cuneta. Y hoy nos encontramos con que Basecamp acaba de lanzar su propia aplicación oficial, después de 8 años. Coincidencia? No lo sé. Pero después de probarla, porque es gratuita, creo que ninguna aplicación de terceros tiene ya nada que hacer.

Así que si estaban pensando en adquirir una app para usar Basecamp en el iPhone no busquen más, la aplicación oficial es la elección adecuada. No sólo es rápida y su diseño híbrido, nativo y web, es absolutamente fantástico, sino que además tiene todo lo que esperábamos de ella.

Es cierto que no se pueden subir archivos, ninguna app ha conseguido implementar eso, pero la subida por mail cumple bien su función. El objetivo de usar Basecamp en el iPhone es otro, estar al día de tus proyectos, manejar tareas y discusiones, responder y manejar la configuración de proyectos.

Esto último es una de las cosas que no podíamos hacer con otras apps de terceros. Pero la oficial nos deja añadir o eliminar usuarios de los proyectos, y ver la pestaña de Progreso exactamente igual que la vemos en la web. También se pueden abrir y consultar los archivos y documentos que hayamos subido.

Lo siento mucho por los chicos de Camp, van a tener que esforzarse más y ofrecer algo realmente especial si quieren que su aplicación tenga éxito. Porque ya digo, que visto lo visto, ahora mismo la mejor opción para usar Basecamp en el iPhone es la nueva app oficial. Ah, por cierto, la aplicación funciona también con el recientemente lanzado Basecamp Personal.

Basecamp está disponible en la AppStore