Actualización de The Hit List

Ayer Karelia publicó una actualización del gestor de tareas y proyectos para mac y iPhone The Hit List. Ultimamente he hablado mucho de The Hit List, ya que es la herramienta que actualmente uso para controlar y gestionar todas mis tareas, tanto personales como laborales.

La actualización de ambas aplicaciones, la de escritorio y la de iOS, es un buen indicativo de que Karelia, tras la adquisición de la app, se ha tomado las cosas en serio y están trabajando en adaptarla a los nuevos tiempos.

De momento se trata de arreglar algunos bugs con la sincronización de tareas anidadas, el timer de tareas y la integración con los Recordatorios. Y en el caso de la app para iPhone todavía no hay adaptación a iOS 7, así que habrá que esperar.

Pero algo es algo. La lista completa de cambios en las Release Notes de Karelia.

The Hit List, al fin

En lo que se refiere a la gestión de mis tareas y proyectos y las aplicaciones que uso para ello, tengo que reconocer que soy tan variable como cambiando el theme de mis blogs. El motivo es que busco siempre lo mejor, y por eso pocas veces me contento con lo que tengo o lo que hay disponible.

En los últimos cuatro o cinco años he saltado de OmniFocus a Things y viceversa en multitud de ocasiones, he probado Wunderlist, Hightrack, Firetask y, para no extenderme demasiado, cada aplicación de GTD seria que haya aparecido fuera o dentro de la AppStore.

Todas menos una. Incomprensiblemente me resistía a probar The Hit List. Creo que sobre todo debido a que, además del coste de la aplicación el uso de sincronización con la versión iPhone añade unos 19 dólares adicionales al año. Pero finalmente me decidí hace algunas semanas, y la experiencia ha sido realmente indescriptible. Ya había leído varios artículos acerca de la excelencia y calidad del servicio de sincronización. Pero pensaba que no podía ser mejor que el de Things, que además es gratuito. Incluso por el mismo precio, más o menos, tenía la versión premium de Hightrack (que contraté también en mi período de prueba). Y claro, está la sincronización de OmniFocus, también gratuita, aunque en mi opinión la más lenta y desesperante de todas.

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Resulta difícil expresar porque en este momento The Hit List es para mi la aplicación imprescindible. Quizá lo mejor será enumerar qué cosas echo de menos en las otras y como The Hit List viene a solucionar esas carencias. Está, por supuesto, la cuestión del diseño, absolutamente cuidado y fantástico, para mi algo imprescindible, y la posibilidad de manejar la herramienta completamente con el teclado. Pero no sólo eso, hay detalles en The Hit List que incluso me llevan a usar la versión iPhone en el iPad sin fricciones de ningún tipo, a la espera de que algún día aparezca una versión específica. Hasta ese punto me ha enganchado.

Antes de continuar, por sí alguien está pensando darle una oportunidad, decir que The Hit List junto con el resto de aplicaciones de The Potion Factory (Tangerine es otra de mis favoritas, para crear playlists en iTunes) fueron recientemente adquiridas por Karelia, y parece que tienen planes para darles un nuevo empujón. Por lo menos eso se desprende de sus respuestas en los foros.

Pero a lo que iba. Que cosas me ofrece The Hit List que las otras aplicaciones no me proporcionan? Voy a enumerarlas sin ningún orden concreto, según me van viniendo a la mente:

Creación de tareas con arrastrar y soltar

Es cierto que en OmniFocus o Things es posible crear tareas seleccionando texto en otra aplicación y arrastrándolo a la ventana principal. Pero es que en The Hit List puedes seleccionar varias líneas de texto, por ejemplo una lista ordenada, y al arrastrarlas a la ventana de la app te creará una tarea por cada línea.

Carpetas anidadas, sublistas, subtareas

Se pueden crear, igual que en OmniFocus, carpetas y carpetas dentro de ellas. La diferencia es que en The Hit List las carpetas pueden contener listas de tareas en lugar de proyectos (que en la práctica viene a ser lo mismo), pero también sublistas. Estas listas y sublistas pueden contener tareas y subtareas. Las posibilidades y el dinamismo que esto proporciona superan el esquema único de carpetas y proyectos de OmniFocus y, por supuesto, el más rígido de proyectos simples de Things. Por ejemplo, puedes tener dentro de una carpeta en The Hit List un par de proyectos con sus correspondientes subproyectos, y cada uno con varias listas de tareas. Incluso cada tarea puede tener varias subtareas asociadas. Las posibilidades son infinitas.

Carpetas inteligentes

Esta es una de mis características favoritas. A semejanza de las carpetas inteligentes de Mail puedes crear todas las que quieras, cada una con sus propios filtros por tag, contexto, lista, estado, fecha, tiempo estimado, etc. Incluso se puede especificar el orden que deben seguir las tareas. Se parecen a las perspectivas de OmniFocus, pero ciertamente son mucho más potentes. Uno de los problemas que me he encontrado al crear perspectivas en OmniFocus es que éstas están limitadas por una serie de cinco o seis reglas básicas que admiten pocas combinaciones. En The Hit List las reglas son tan dinámicas como queramos que sean. Por ejemplo, es posible especificar que queremos ver sólo tareas que no hayan vencido, que tengan una fecha de vencimiento no superior a un mes, con un tag determinado y pertenecientes a dos contextos determinados. Algo así es imposible en OmniFocus. Y en Things ni siquiera tenemos la posibilidad de crear un filtro que se le parezca mínimamente.

Pestañas

Esto, que a algunos les parece trivial, a mi me parece una gran idea. Tener abierta la lista Today (que muestra las tareas que vencen en el día) en una pestaña, el proyecto de un cliente en otra, y una carpeta inteligente que muestra mi workflow diario en otra, me permite alternar entre ellas más fácilmente que tener que seleccionarlas en la barra lateral. Sobre todo sí en dicha barra lateral tengo abierta la vista de contextos y tags en lugar de la de carpetas y proyectos. Además la aplicación guarda las pestañas que tienes abiertas, de modo que al volver a abrirla siguen estando ahí.

Contextos y tags

OmniFocus sólo ofrece contextos, y Things sólo ofrece tags (aunque quizá puedes usar las áreas de responsabilidad como sí fueran contextos a pesar de que no es su función). The Hit List provee de ambos elementos de clasificación, que se pueden usar combinados o por separado según tus necesidades. Lo interesante son las posibilidades que ambos elementos ofrecen a la hora de crear carpetas inteligentes.

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Timer

Esto sí que es absolutamente único en The Hit List. Ni OmniFocus ni Things ni Hightrack tienen un timer, un relojito que aparece como una ventanita flotante (muy similar al minireproductor de iTunes) cuando le das al botón de comenzar una tarea, y te permite contabilizar el tiempo invertido en la misma. Probablemente no sea de utilidad más que para freelancers y autónomos, pero precisamente por eso para mi es también imprescindible.

Ordenación de tareas

Tanto dentro de las listas como de las carpetas inteligentes, las tareas y subtareas se pueden ordenar tanto manualmente como por fecha de vencimiento, fecha de inicio o prioridad. La ventaja que tiene la ordenación en The Hit List es que no está condicionada a otros parámetros, como en el caso de OmniFocus, donde prima la ordenación por proyectos o contextos. Precisamente en Things esta ordenación brilla por su ausencia, algo que me ha parecido siempre muy extraño. Parece que los creadores de Things dan por sentado que las tareas se pueden realizar en cualquier orden, cuando la mayoría de las veces no es el caso.

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Vista de tarjetas

Cada tarea tiene dos vistas posibles, la normal a semejanza de Things y OmniFocus, y la vista de tarjeta que también tiene Hightrack. La diferencia es que en The Hit List la vista de tarjeta ocupa toda la ventana, permitiéndonos centrarnos en ella y acceder a toda la información contenida fácilmente. Es la mejor implementación de este tipo que he visto.

De Things hay muchas cosas que me gustan, pero muchas más que me parecen arbitrarias y dejadas al azar. Por ejemplo, nunca entendí por qué hay que activar las tareas que vencen antes de empezar a trabajar en ellas. Tanto OmniFocus como The Hit List te las presentan ya disponibles en la vista diaria, pero en Things se exige una acción previa, lo cual no tiene demasiado sentido para mi.

Respecto a Hightrack, aún cuando me atrae mucho la integración de tareas y calendario, no estoy dispuesto a utilizar una aplicación web. Y tampoco una que por ahora no tiene un bookmarklet para añadir tareas desde el navegador ni integración alguna con Mail (salvo la posibilidad de reenviar un correo como tarea a semejanza de OmniFocus), como sí tienen OmniFocus, Things y The Hit List.

Y por último vamos con iOS. Como ya dije The Hit List no tiene app para iPad. Yo uso la del iPhone con el zoom 2x que, aunque es una solución que seguramente no atrae a muchos, a mi me funciona. Para enviar tareas desde Safari uso un bookmarklet que podéis encontrar aquí. Para crear tareas desde mails uso Dispatch, una aplicación que ya comenté anteriormente y que tiene integración tanto con The Hit List como con OmniFocus y Things. Lo único que la versión iOS de The Hit List no tiene es la posibilidad de enviar tareas por email. Pero puedo vivir sin eso.

The Hit List está disponible en la AppStore, pero puedes descargar una versión de prueba desde la web oficial.

Nueva beta de Omnifocus 2 para mac

omnifocus 2 mac

Ayer Omnigroup anunció que reanudaba los tests sobre la nueva versión de Omnifocus, que finalmente será pública en junio de este año.

Tras participar en la anterior fase de testeo, creo que la herramienta ha dado un giro interesante, sobre todo en el aspecto gráfico aunque por supuesto conservando su idiosincrasia particular.

Omnifocus 2 sigue siendo esa bestia del GTD que, con la nueva versión, ahora parece más fácil de domar. No hay novedades sustanciales en cuanto a funcionalidades ni características, más allá del rediseño en consonancia con la actual versión de iOS 7, de la que toma muchos de sus elementos gráficos.

Esta nueva beta es mucho más estable y usable que las anteriores. Y más agradable a la vista. Aun así, sigue a años luz de mi último redescubrimiento: The Hit List.

Efectivamente, aunque durante años me resistí a probar The Hit List, finalmente he caido atrapado por su potencia, su diseño impecable y la posibilidad de manejarlo todo con el teclado. Es una gozada usar The Hit List, mucho más que Things u Omnifocus.

Con su reciente adquisición por Karelia se abre la esperanza a un futuro prometedor, que espero que llegue pronto.

Porque una de las cosas que no me gustan del la próxima versión de Omnifocus es que vaya a haber dos versiones, una sencilla y otra pro con más funcionalidades. Precisamente funcionalidades que ahora si tiene la versión única. Sospecho que el desembolso económico no va a compensar seguir usando un Omnifocus que no añade más que rediseño.

Si queréis probar la nueva beta de Omnifocus podeis descargarla de la página oficial de beta builds: Omnifocus 2 para mac.

Hightrack para iPhone

Llegó la esperada aplicación de Hightrack para iPhone, la herramienta de productividad integral de la que ya hablé estos últimos meses. Tenía muchas ganas de probarla y ver como habían resuelto una interfaz tan trabajada como la de la versión web trasladada al dispositivo.

El resultado es realmente espectacular a nivel de diseño e implementación de las funciones básicas de la herramienta, que son las que ahora podemos usar en el iPhone. Así que, en general, una app muy bien construída, muy fluida y estéticamente impecable.

Entre los contras, un bug que hace que la app no recuerde ni mi usuario ni mi contraseña, y que no se si será general o por alguna razón me ocurre sólo a mi.

Y por otro lado, la carencia de integración con iOS: no se pueden añadir notas desde ninguna otra app, ni se pueden exportar fuera de Hightrack. Tampoco tiene integración con el calendario del iPhone, ni con los Recordatorios.

Imagino que todo estará por llegar, ya que es una primera versión. Pero la sensación general, aunque buena porque la app en sí hace lo que tiene que hacer y tiene un diseño moderno y realmente bueno (eso sí, no demasiado que ver con iOS 7), queda lastrada por esa sensación de aislamiento. Como si estuvieras usando una app de Android virtualizada dentro de iOS, sin ninguna capacidad de comunicarse con el sistema.

No sería justo tampoco compararla con OmniFocus o Things, porque le falta mucho camino todavía para poder llegar a competir con ellas. Pero como digo, es un buen inicio.

Going Deep

The weird thing is I don’t know whether it is discipline or laziness that ends up stopping the constant seeking. One thing is for sure though: you will never get to any sort of equilibrium if you give up. It is entirely possible to replicate the guts of OmniFocus in a plain text file or with tablet and paper. The key is getting your process so deep inside that the instinctual, ingrained habit won’t leave when you are eventually forced to make a change

Interesante reflexión de Jeff Hunsberger sobre la necesidad de profundizar en nuestro propio sistema GTD, evitando que se convierta en un objetivo de por sí. Y que no se quiebre cuando nos veamos forzados a realizar cambios en cuanto a las aplicaciones o dispositivos utilizados.

Prueba Omnifocus gratis

El día 31 de este mes se espera que se presente la versión 2 de Omnifocus, algo que muchos esperamos con ansiedad y, por que no, cierta emoción.

Ese día será la presentación, pero no el día que se ponga a la venta, ya que para eso no hay fecha fijada todavía. Estoy hablando, por supuesto, solo de la versión mac.

Pues bien, hasta que llegue el día en que podamos adquirirlo, los chicos de OmniGroup han tenido un gran detalle (no con sus clientes habituales, sino con los que no lo son).

Desde ahora y hasta que salga a la venta Omnifocus 2 para Mac, puedes usar Omnifocus 1 totalmente gratis, simplemente descargándolo de la web oficial y añadiendo esta licencia:

License Owner: Waiting for OmniFocus 2
License Key: KXKN-ZJDB-EJCX-LZHW-CFBF-QFC

Eso te permitirá probar Omnifocus con todas sus capacidades. Y si te gusta seguro que te compras la versión 2.

Aun cuando estés dudando, te recomiendo que lo pruebes. Yo ya no puedo vivir sin Omnifocus. Y si quieres darle un toque más colorido puedes instalarle mi theme Tarquin (y modificarlo a tu gusto si te apetece).

También puedes leer todo lo que hemos escrito aquí sobre Omnifocus, y también en La Brújula Verde.

Se acerca Omnifocus 2

Hace unos días el CEO de OmniGroup, Ken Case, anunció la presentación par el 31 de enero del próximo año (es decir, apenas dentro de un mes) de la nueva versión de Omnifocus, algo que llevamos mucho tiempo esperando. Es más, en su post menciona explícitamente:

Let’s start with OmniFocus 2! For OmniFocus 2, we’re bringing back to the Mac all of the design and innovation that went into our iPad edition of OmniFocus: dedicated Forecast and Review modes, clearer navigation, and a fresh look and feel

Vamos, que Omnifocus 2 para Mac tendrá muchas similitudes con la versión iOS, incorporando la Previsión y Revisión de Proyectos de manera similar a como están implementadas en el iPhone y el iPad, algo que realmente creo necesita ya la versión de escritorio, no sólo por unificar criterios y diseño, sino porque son herramientas ya esenciales en el flujo de trabajo diario de todos los que usamos Omnifocus.

El otro anuncio interesante es OmniPresence, la sincronización automática de documentos a través del propio Omni Sync Server que ya estamos utilizando para sincronizar Omnifocus. Opcionalmente también se podrán usar con OmniPresence los servidores propios, elegir que carpetas sincronizar y además no estará limitado a una sola nube o cloud, sino que podremos separar carpetas en diferentes clouds y acceder a ellas desde cualquiera de nuestros dispositivos.

Y lo mejor de todo, OmniPresence no está limitado a documentos creados con las aplicaciones de OmniGroup, sino que se podrá sincronizar cualquier archivo que queramos, hasta un límite en Omni Sync Server, e ilimitado en tu propio servidor. Esto me da que pensar sino será mejor correr mi propio servidor para Omnifocus y poder beneficiarme de todo el potencial futuro de OmniPresence.

En el blog oficial de Omni Group: Omni’s Plans for 2013

Omnifocus: Tarquin Theme

En muchas ocasiones he hablado de Omnifocus, la aplicación de GTD que utilizo diariamente para gestionar mi workflow. Absolutamente todas mis tareas, los datos que necesito tener a mano, tanto personales como profesionales, van a Omnifocus, incluyendo archivos, emails que necesitan una acción (ya sea ser respondidos o utilizados más tarde), la programación de mi rutina de trabajo diaria, etc. Omnifocus es mi segundo cerebro. Afortunadamente todo se sincroniza a la perfección entre el iMac, el iPhone y el iPad a través del servidor OmniSync.

Reconozco que es una aplicación dificil de usar, y no para todo el mundo. Yo mismo he dudado en ocasiones de necesitar toda la potencia que ofrece. Sin embargo después de leer mucho acerca de como otros la usan, de hacer múltiples pruebas de ensayo y error y de abandonarla y recuperarla en multitud de ocasiones, por fin creo que he conseguido dominarla y adaptarla a mis necesidades. Y os aseguro que una vez que la dominas y sabes como quieres usarla es una herramienta muy poderosa. Hoy ya no puedo vivir sin ella.

Omnifocus tiene un aspecto sumamente importante, es altamente configurable, tanto en cuanto a workflow como a diseño. Y lo cierto es que el diseño por defecto nunca me gustó. Buscando por la red me encontré con una página que recopila diseños, themes para Omnifocus, de la mano del bilbaíno Jon de la Vega. En los últimos meses los he probado casi todos, y hay algunos realmente buenos. Pero ninguno terminaba de satisfacerme. Así que decidí crear el mío propio y enviarlo por si a alguien le puede resultar útil.

Se llama Tarquin Omnifocus Theme, y lo podeis descargar de la web antes citada. En el archivo zip también se incluye la fuente Droid Sans que he utilizado en el diseño. Debéis instalarla en vuestro mac (daciendo doble clic sobre el archivo) antes de instalar el theme en Omnifocus.