Inside OmniFocus

OmniGroup presenta Inside OmniFocus, una web donde se recopilan aplicaciones que complementan a OmniFocus, scripts, workflows y consejos y artículos de destacados usuarios de la herramienta como David Sparks, Sabra Morris, Jan-Yves Ruzicka o Kourosh Dini.

Cheers, and welcome to Inside OmniFocus! We put together a brand new site to show off different workflows from a few OmniFocus users, tools or services that work well with the suite, and more. More is coming, so check back in every so often. Enjoy

Todas las secciones son realmente interesantes, especialmente la que explica como usar OmniFocus con Evernote y AppleScript.

Parece que la intención es ir recopilando aquí todo tipo de tips, posts, y cualquier cosa que sirva para ayudar a utilizar una herramienta tan potente, pero a la vez tan dificil de dominar, como es OmniFocus.

Al mismo tiempo, acaban de remodelar los foros de soporte, que presentan desde hace unos minutos, un aspecto realmente colorido y minimalista.

The Hit List, al fin

En lo que se refiere a la gestión de mis tareas y proyectos y las aplicaciones que uso para ello, tengo que reconocer que soy tan variable como cambiando el theme de mis blogs. El motivo es que busco siempre lo mejor, y por eso pocas veces me contento con lo que tengo o lo que hay disponible.

En los últimos cuatro o cinco años he saltado de OmniFocus a Things y viceversa en multitud de ocasiones, he probado Wunderlist, Hightrack, Firetask y, para no extenderme demasiado, cada aplicación de GTD seria que haya aparecido fuera o dentro de la AppStore.

Todas menos una. Incomprensiblemente me resistía a probar The Hit List. Creo que sobre todo debido a que, además del coste de la aplicación el uso de sincronización con la versión iPhone añade unos 19 dólares adicionales al año. Pero finalmente me decidí hace algunas semanas, y la experiencia ha sido realmente indescriptible. Ya había leído varios artículos acerca de la excelencia y calidad del servicio de sincronización. Pero pensaba que no podía ser mejor que el de Things, que además es gratuito. Incluso por el mismo precio, más o menos, tenía la versión premium de Hightrack (que contraté también en mi período de prueba). Y claro, está la sincronización de OmniFocus, también gratuita, aunque en mi opinión la más lenta y desesperante de todas.

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Resulta difícil expresar porque en este momento The Hit List es para mi la aplicación imprescindible. Quizá lo mejor será enumerar qué cosas echo de menos en las otras y como The Hit List viene a solucionar esas carencias. Está, por supuesto, la cuestión del diseño, absolutamente cuidado y fantástico, para mi algo imprescindible, y la posibilidad de manejar la herramienta completamente con el teclado. Pero no sólo eso, hay detalles en The Hit List que incluso me llevan a usar la versión iPhone en el iPad sin fricciones de ningún tipo, a la espera de que algún día aparezca una versión específica. Hasta ese punto me ha enganchado.

Antes de continuar, por sí alguien está pensando darle una oportunidad, decir que The Hit List junto con el resto de aplicaciones de The Potion Factory (Tangerine es otra de mis favoritas, para crear playlists en iTunes) fueron recientemente adquiridas por Karelia, y parece que tienen planes para darles un nuevo empujón. Por lo menos eso se desprende de sus respuestas en los foros.

Pero a lo que iba. Que cosas me ofrece The Hit List que las otras aplicaciones no me proporcionan? Voy a enumerarlas sin ningún orden concreto, según me van viniendo a la mente:

Creación de tareas con arrastrar y soltar

Es cierto que en OmniFocus o Things es posible crear tareas seleccionando texto en otra aplicación y arrastrándolo a la ventana principal. Pero es que en The Hit List puedes seleccionar varias líneas de texto, por ejemplo una lista ordenada, y al arrastrarlas a la ventana de la app te creará una tarea por cada línea.

Carpetas anidadas, sublistas, subtareas

Se pueden crear, igual que en OmniFocus, carpetas y carpetas dentro de ellas. La diferencia es que en The Hit List las carpetas pueden contener listas de tareas en lugar de proyectos (que en la práctica viene a ser lo mismo), pero también sublistas. Estas listas y sublistas pueden contener tareas y subtareas. Las posibilidades y el dinamismo que esto proporciona superan el esquema único de carpetas y proyectos de OmniFocus y, por supuesto, el más rígido de proyectos simples de Things. Por ejemplo, puedes tener dentro de una carpeta en The Hit List un par de proyectos con sus correspondientes subproyectos, y cada uno con varias listas de tareas. Incluso cada tarea puede tener varias subtareas asociadas. Las posibilidades son infinitas.

Carpetas inteligentes

Esta es una de mis características favoritas. A semejanza de las carpetas inteligentes de Mail puedes crear todas las que quieras, cada una con sus propios filtros por tag, contexto, lista, estado, fecha, tiempo estimado, etc. Incluso se puede especificar el orden que deben seguir las tareas. Se parecen a las perspectivas de OmniFocus, pero ciertamente son mucho más potentes. Uno de los problemas que me he encontrado al crear perspectivas en OmniFocus es que éstas están limitadas por una serie de cinco o seis reglas básicas que admiten pocas combinaciones. En The Hit List las reglas son tan dinámicas como queramos que sean. Por ejemplo, es posible especificar que queremos ver sólo tareas que no hayan vencido, que tengan una fecha de vencimiento no superior a un mes, con un tag determinado y pertenecientes a dos contextos determinados. Algo así es imposible en OmniFocus. Y en Things ni siquiera tenemos la posibilidad de crear un filtro que se le parezca mínimamente.

Pestañas

Esto, que a algunos les parece trivial, a mi me parece una gran idea. Tener abierta la lista Today (que muestra las tareas que vencen en el día) en una pestaña, el proyecto de un cliente en otra, y una carpeta inteligente que muestra mi workflow diario en otra, me permite alternar entre ellas más fácilmente que tener que seleccionarlas en la barra lateral. Sobre todo sí en dicha barra lateral tengo abierta la vista de contextos y tags en lugar de la de carpetas y proyectos. Además la aplicación guarda las pestañas que tienes abiertas, de modo que al volver a abrirla siguen estando ahí.

Contextos y tags

OmniFocus sólo ofrece contextos, y Things sólo ofrece tags (aunque quizá puedes usar las áreas de responsabilidad como sí fueran contextos a pesar de que no es su función). The Hit List provee de ambos elementos de clasificación, que se pueden usar combinados o por separado según tus necesidades. Lo interesante son las posibilidades que ambos elementos ofrecen a la hora de crear carpetas inteligentes.

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Timer

Esto sí que es absolutamente único en The Hit List. Ni OmniFocus ni Things ni Hightrack tienen un timer, un relojito que aparece como una ventanita flotante (muy similar al minireproductor de iTunes) cuando le das al botón de comenzar una tarea, y te permite contabilizar el tiempo invertido en la misma. Probablemente no sea de utilidad más que para freelancers y autónomos, pero precisamente por eso para mi es también imprescindible.

Ordenación de tareas

Tanto dentro de las listas como de las carpetas inteligentes, las tareas y subtareas se pueden ordenar tanto manualmente como por fecha de vencimiento, fecha de inicio o prioridad. La ventaja que tiene la ordenación en The Hit List es que no está condicionada a otros parámetros, como en el caso de OmniFocus, donde prima la ordenación por proyectos o contextos. Precisamente en Things esta ordenación brilla por su ausencia, algo que me ha parecido siempre muy extraño. Parece que los creadores de Things dan por sentado que las tareas se pueden realizar en cualquier orden, cuando la mayoría de las veces no es el caso.

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Vista de tarjetas

Cada tarea tiene dos vistas posibles, la normal a semejanza de Things y OmniFocus, y la vista de tarjeta que también tiene Hightrack. La diferencia es que en The Hit List la vista de tarjeta ocupa toda la ventana, permitiéndonos centrarnos en ella y acceder a toda la información contenida fácilmente. Es la mejor implementación de este tipo que he visto.

De Things hay muchas cosas que me gustan, pero muchas más que me parecen arbitrarias y dejadas al azar. Por ejemplo, nunca entendí por qué hay que activar las tareas que vencen antes de empezar a trabajar en ellas. Tanto OmniFocus como The Hit List te las presentan ya disponibles en la vista diaria, pero en Things se exige una acción previa, lo cual no tiene demasiado sentido para mi.

Respecto a Hightrack, aún cuando me atrae mucho la integración de tareas y calendario, no estoy dispuesto a utilizar una aplicación web. Y tampoco una que por ahora no tiene un bookmarklet para añadir tareas desde el navegador ni integración alguna con Mail (salvo la posibilidad de reenviar un correo como tarea a semejanza de OmniFocus), como sí tienen OmniFocus, Things y The Hit List.

Y por último vamos con iOS. Como ya dije The Hit List no tiene app para iPad. Yo uso la del iPhone con el zoom 2x que, aunque es una solución que seguramente no atrae a muchos, a mi me funciona. Para enviar tareas desde Safari uso un bookmarklet que podéis encontrar aquí. Para crear tareas desde mails uso Dispatch, una aplicación que ya comenté anteriormente y que tiene integración tanto con The Hit List como con OmniFocus y Things. Lo único que la versión iOS de The Hit List no tiene es la posibilidad de enviar tareas por email. Pero puedo vivir sin eso.

The Hit List está disponible en la AppStore, pero puedes descargar una versión de prueba desde la web oficial.