Inside OmniFocus

OmniGroup presenta Inside OmniFocus, una web donde se recopilan aplicaciones que complementan a OmniFocus, scripts, workflows y consejos y artículos de destacados usuarios de la herramienta como David Sparks, Sabra Morris, Jan-Yves Ruzicka o Kourosh Dini.

Cheers, and welcome to Inside OmniFocus! We put together a brand new site to show off different workflows from a few OmniFocus users, tools or services that work well with the suite, and more. More is coming, so check back in every so often. Enjoy

Todas las secciones son realmente interesantes, especialmente la que explica como usar OmniFocus con Evernote y AppleScript.

Parece que la intención es ir recopilando aquí todo tipo de tips, posts, y cualquier cosa que sirva para ayudar a utilizar una herramienta tan potente, pero a la vez tan dificil de dominar, como es OmniFocus.

Al mismo tiempo, acaban de remodelar los foros de soporte, que presentan desde hace unos minutos, un aspecto realmente colorido y minimalista.

Nueva beta de Omnifocus 2 para mac

omnifocus 2 mac

Ayer Omnigroup anunció que reanudaba los tests sobre la nueva versión de Omnifocus, que finalmente será pública en junio de este año.

Tras participar en la anterior fase de testeo, creo que la herramienta ha dado un giro interesante, sobre todo en el aspecto gráfico aunque por supuesto conservando su idiosincrasia particular.

Omnifocus 2 sigue siendo esa bestia del GTD que, con la nueva versión, ahora parece más fácil de domar. No hay novedades sustanciales en cuanto a funcionalidades ni características, más allá del rediseño en consonancia con la actual versión de iOS 7, de la que toma muchos de sus elementos gráficos.

Esta nueva beta es mucho más estable y usable que las anteriores. Y más agradable a la vista. Aun así, sigue a años luz de mi último redescubrimiento: The Hit List.

Efectivamente, aunque durante años me resistí a probar The Hit List, finalmente he caido atrapado por su potencia, su diseño impecable y la posibilidad de manejarlo todo con el teclado. Es una gozada usar The Hit List, mucho más que Things u Omnifocus.

Con su reciente adquisición por Karelia se abre la esperanza a un futuro prometedor, que espero que llegue pronto.

Porque una de las cosas que no me gustan del la próxima versión de Omnifocus es que vaya a haber dos versiones, una sencilla y otra pro con más funcionalidades. Precisamente funcionalidades que ahora si tiene la versión única. Sospecho que el desembolso económico no va a compensar seguir usando un Omnifocus que no añade más que rediseño.

Si queréis probar la nueva beta de Omnifocus podeis descargarla de la página oficial de beta builds: Omnifocus 2 para mac.

Omnifocus 2 para iOS 7

Ayer, con la llegada de iOS 7, tuvimos también aluvión de actualizaciones de aplicaciones, y alguna que otra sorpresa, como el nuevo Omnifocus 2 que ya había anticipado hace unos días.

Totalmente adaptado a iOS 7, el nuevo Omnifocus, que es una nueva aplicación y no una actualización, es un completo rediseño visual pero no funcional. No aporta novedades en cuestiones operativas, más allá de reorganizar tanto la home como las diferentes vistas y perspectivas.

En general me parece todo un acierto, haciendo que la aplicación sea más fácil de utilizar, más intuitiva y clara. Sin embargo hay algunas cosas que no terminan de gustarme.

Por ejemplo, que ahora no sepas cuando se está sincronizando. Antes un icono en la barra inferior ofrecía esa información, ahora para que aparezca ese indicador debes hacer scroll hacia abajo.

En la barra inferior ahora sólo hay un botón, para añadir tareas. Lo que me parece raro es que en la barra superior hay otro botón para exactamente lo mismo, lo cual puede parecer confuso al principio.

Me parece un acierto la nueva vista de Proyectos, en la que puedes ver, mediante puntos coloridos, el número de tareas pendientes en cada uno. Lo mismo para los contextos.

Otra de las cosas que más me gustan es la nueva vista de tareas, con tres pestañas para los datos de la tarea, las notas y los adjuntos, que permite acceder a ellos de forma más rápida e intuitiva que antes.

En definitiva un gran rediseño para una aplicación magnífica como es Omnifocus. Lo que no veo es por qué publicarla como nueva app y no como actualización, cuando en realidad no aporta funcionalidades nuevas.

Omnifocus 2 para iPhone está disponible en la AppStore.

Nuevo OmniFocus 2 para iOS

Ken Case anunciaba ayer en el blog oficial de OmniGroup la inminente llegada de OmniFocus 2 (junto con OmniOutliner 2 y OmniPlan 2) a iOS. Se trata de nuevas aplicaciones que solo van a funcionar con iOS 7.

¿Qué siginifica esto? Que tendremos que volver a comprarlas, porque no son una actualización sino aplicaciones nuevas y separadas de las versiones anteriores.

Además, las actuales aplicaciones van a ser retiradas de la AppStore, por lo que si no vas a actualizar tu dispositivo a iOS 7 deberías hacer ya una copia de seguridad de las mismas.

También apunta que las actuales se podrán seguir usando en iOS 7 si no quieres adquirir las nuevas. Supongo que todo dependerá de las nuevas características que ofrezcan y de la experiencia de usuario con iOS 7.

Después del jarro de agua fría con el tema de la actualización de OmniFocus 2 para Mac, esto seguramente no mejora mucho las cosas para algunos usuarios.

En mi caso solo utilizo OmniFocus, y adquiriré la nueva versión si me aporta mejoras sustanciales.

Omnifocus: sincronización en segundo plano según localización

Ayer Omnifocus para iPhone se actualizó con una nueva característica muy interesante: la sincronización en segundo plano según la localización. Esto es, una vez que añades localizaciones a la opción Background Sync en los ajustes de la aplicación, cada vez que entres o salgas de una de esas localizaciones Omnifocus sincronizará todos los datos en la nube automáticamente.

La utilidad de esto es muy interesante: puedes configurarla, por ejemplo, para que se sincronice cada vez que entras o sales de un lugar en el que hay wifi. O cuando llegas a la oficina y sales de ella, de una reunión en un sitio determinado, del Starbucks…

Eso sí, al no usar el GPS del dispositivo, lo que consumiría batería, las localizaciones incluyen un radio bastante amplio, así que hay que usar la nueva característica con precaución si tu plan de datos es limitado.

Crear tareas automáticamente desde Mail y Evernote en Omnifocus con Keyboard Maestro

Las tres principales aplicaciones que siempre están funcionando en mi mac son Mail.app, Evernote y Omnifocus. No son las aplicaciones en las que realizo mi trabajo diario pero si son las que me ayudan a tenerlo todo bajo control. Mail es el buzón de entrada de mensajes, muchos de los cuales se convierten en acciones que debo ejecutar en algún momento, para lo que necesito crear una tarea en Omnifocus. Otros necesitan ser archivados como información importante, y para ello creo una nota en Evernote.

También muy frecuentemente necesito crear tareas en Omnifocus a partir de notas que tengo almacenadas en Evernote. Todo este proceso sería muy tedioso si tuviera que realizarlo a mano, así que hay que automatizarlo. Para ello uso Keyboard Maestro.

Crear tareas en Omnifocus desde Mail.app

Cada vez que marco un mensaje con un indicador (flag) en Mail.app en mi mac (o en el iPhone, siempre que Mail y Omnifocus estén activos en el mac) se crea una tarea en Omnifocus con el contenido del mensaje y un enlace al mismo.

Para que funcione hay que descargar primero el script creado por Hanchor (descarga: OmnifocusMailFlags) y colocarlo en una carpeta, por ejemplo en la de Aplicaciones.

Luego creamos una macro en Keyboard Maestro que ejecute el script periodicamente, yo lo tengo configurado para que busque mensajes flagueados cada cinco minutos. Esta sería la macro:

Captura de pantalla 2013-04-23 a la(s) 12.16.36

De ese modo, siempre que mi mac esté encendido y ambas aplicaciones funcionando puedo enviar mensajes desde Mail a Omnifocus, sólo flagueandolos, aunque me encuentre lejos de mi lugar de trabajo. Una vez que la tarea es añadida, el script elimina el indicador del mensaje para que no vuelva a ser procesado.

Crear tareas en Omnifocus desde Evernote

El proceso aquí es similar al anterior. Hay que descargar el script creado por Asian Efficiency (descarga: Evernote2Omnifocus) y colocarlo igualmente en la carpeta del Finder que queramos.

Luego creamos una nueva macro en Keyboard Maestro que ejecute el script periodicamente mientras Evernote y Omnifocus estén funcionando. En este caso lo que hace el script es crear una tarea en Omnifocus con el contenido y enlace de una nota de Evernote cada vez que le asignamos el tag review.

Esta sería la macro correspondiente de Keyboard Maestro:

Captura de pantalla 2013-04-23 a la(s) 12.16.20

Igual que el anterior, el script también elimina el tag una vez que es procesado, para evitar un bucle continuo.

Estas son sólo un par de muestras de todo lo que se puede hacer con esa fantástica app que es Keyboard Maestro.

Ajustar los tiempos de sincronización de Omnifocus

Change Default Sync Times of OmniFocus For Mac and iOS

Federico Viticci publica un interesante tip para cambiar y ajustar los tiempos e intervalos de sincronización de Omnifocus para Mac e iOS.

Básicamente se trata de usar la terminal en mac con estos dos comandos:

defaults write com.omnigroup.OmniFocus MaximumTimeBetweenSync -float 30
defaults write com.omnigroup.OmniFocus TimeFromFirstEditToSync -float 2

El primero ajusta la sincronización para que se realice cada 30 segundos (yo he configurado la mía a 300 segundos). Y el segundo indica que la sincronización comience 2 segundos después de editar una tarea (mi ajuste personal es a 10 segundos).

Si usais la versión de la Mac App Store hay que sustituir la primera parte del comando por:

com.omnigroup.OmniFocus.MacAppStore

Para hacerlo debéis salir de Omnifocus o reiniciarlo una vez introducidos los comandos.

En iOS se puede hacer lo mismo tecleando las instrucciones en la barra de direcciones de Safari:

x-omnifocus-debug:set-default:TimeFromFirstEditToSync:2
x-omnifocus-debug:set-default:MaximumTimeBetweenSync:30

Recordad ajustar los tiempos en función de vuestro workflow, y que cuanto menor sea el intervalo en iOS más datos consume en 3G.

Omnifocus 2

Omnifocus 2 2

Por fin se presentó el nuevo Omnifocus 2, aunque todavía no hay fecha de salida oficial y mucho me temo que no será hasta la segunda mitad de este año, después del verano. En fin, lo han presentado y nos han puesto los dientes largos, además de muchas ganas de que llegue ya.

Y es que el completo rediseño, tanto de la interfaz como de la estructura interna promete. La adaptación del modelo de su versión iPad al escritorio está más que conseguida, con la inclusión de la Previsión donde podemos ver el calendario con las tareas que se inician o vencen.

Ahora toda la navegación se unifica en la columna de la derecha, en lugar de en la barra superior, haciendo más claro y accesible el esquema de Proyectos y Contextos. También me gusta el nuevo botón para inspeccionar las tareas y modificar cualquiera de sus datos y parámetros.

El estilo visual es muy mac y se han cuidado mucho las tipografías, algo que era un verdadero dolor de cabeza en la versión anterior (que por cierto podeis probar gratis). Eso se solucionaba con la posibilidad de crear themes, pero hacía falta un rediseño total.

Omnifocus2 1

También incorpora el sistema de revisión de proyectos introducido en el iPad, haciendo más cómodo revisar aquellos que tenemos algo olvidados.

Omnifocus 2 tiene toda la pinta de ser mucho más sencillo de utilizar, no sólo por la reducción minimalista de la interfaz sino porque todo parece ser ahora más intuitivo y accesible.

Para los que necesitamos hacer uso de las Perspectivas, estas se incluirán en la versión Pro, igual que el soporte de AppleScript, algo de lo que en este momento no podría prescindir en mi flujo de trabajo diario.

Se me olvidaba comentar una última cosa, la integración de los eventos del calendario iCal en la Previsión por días, algo que utilizo mucho en el iPad y que echaba de menos en la versión de escritorio. Falta ver si se podrán crear y editar desde Omnifocus, aunque apuesto a que no. Eso ya sería de matrícula de honor.

Prueba Omnifocus gratis

El día 31 de este mes se espera que se presente la versión 2 de Omnifocus, algo que muchos esperamos con ansiedad y, por que no, cierta emoción.

Ese día será la presentación, pero no el día que se ponga a la venta, ya que para eso no hay fecha fijada todavía. Estoy hablando, por supuesto, solo de la versión mac.

Pues bien, hasta que llegue el día en que podamos adquirirlo, los chicos de OmniGroup han tenido un gran detalle (no con sus clientes habituales, sino con los que no lo son).

Desde ahora y hasta que salga a la venta Omnifocus 2 para Mac, puedes usar Omnifocus 1 totalmente gratis, simplemente descargándolo de la web oficial y añadiendo esta licencia:

License Owner: Waiting for OmniFocus 2
License Key: KXKN-ZJDB-EJCX-LZHW-CFBF-QFC

Eso te permitirá probar Omnifocus con todas sus capacidades. Y si te gusta seguro que te compras la versión 2.

Aun cuando estés dudando, te recomiendo que lo pruebes. Yo ya no puedo vivir sin Omnifocus. Y si quieres darle un toque más colorido puedes instalarle mi theme Tarquin (y modificarlo a tu gusto si te apetece).

También puedes leer todo lo que hemos escrito aquí sobre Omnifocus, y también en La Brújula Verde.

Se acerca Omnifocus 2

Hace unos días el CEO de OmniGroup, Ken Case, anunció la presentación par el 31 de enero del próximo año (es decir, apenas dentro de un mes) de la nueva versión de Omnifocus, algo que llevamos mucho tiempo esperando. Es más, en su post menciona explícitamente:

Let’s start with OmniFocus 2! For OmniFocus 2, we’re bringing back to the Mac all of the design and innovation that went into our iPad edition of OmniFocus: dedicated Forecast and Review modes, clearer navigation, and a fresh look and feel

Vamos, que Omnifocus 2 para Mac tendrá muchas similitudes con la versión iOS, incorporando la Previsión y Revisión de Proyectos de manera similar a como están implementadas en el iPhone y el iPad, algo que realmente creo necesita ya la versión de escritorio, no sólo por unificar criterios y diseño, sino porque son herramientas ya esenciales en el flujo de trabajo diario de todos los que usamos Omnifocus.

El otro anuncio interesante es OmniPresence, la sincronización automática de documentos a través del propio Omni Sync Server que ya estamos utilizando para sincronizar Omnifocus. Opcionalmente también se podrán usar con OmniPresence los servidores propios, elegir que carpetas sincronizar y además no estará limitado a una sola nube o cloud, sino que podremos separar carpetas en diferentes clouds y acceder a ellas desde cualquiera de nuestros dispositivos.

Y lo mejor de todo, OmniPresence no está limitado a documentos creados con las aplicaciones de OmniGroup, sino que se podrá sincronizar cualquier archivo que queramos, hasta un límite en Omni Sync Server, e ilimitado en tu propio servidor. Esto me da que pensar sino será mejor correr mi propio servidor para Omnifocus y poder beneficiarme de todo el potencial futuro de OmniPresence.

En el blog oficial de Omni Group: Omni’s Plans for 2013