Posts sobre "Productividad"

La gran diferencia entre Dropbox y Google Drive de la que nadie habla

Hace un par de meses compré una app para Mac y su correspondiente versión iOS llamada Together. En principio su propuesta es muy atractiva: un frontend para organizar todos tus archivos y documentos en iCloud. No solo eso, el diseño es fantástico y pensé que por fin había encontrado el sustituto perfecto para Evernote. No solo usa Tags sino también labels, puedes crear carpetas, grupos de documentos, carpetas inteligentes, grupos de tags. Y lo mejor de todo, tanto en el mac como en iOS la búsqueda rastrea incluso en el contenido de documentos y pdf. Una maravilla. Salvo por un detalle. La sincronización es un dolor de cabeza. No funciona. Mientras tienes unos pocos ítems no hay problema, pero cuando te acercas a los 100 las cosas empiezan a ralentizarse, hasta que finalmente, en mi caso siempre es el iPad, deja de sincronizar. Y no forma de arreglarlo salvo empezar desde cero de nuevo.

Llevo dos meses intentando hacerlo funcionar y ya me he dado por vencido. Ni los consejos del desarrollador, que finalmente culpa de todo a iCloud, ni otros métodos que he intentado funcionan. Así que me he puesto a buscar alternativas. Lo malo es que solo hay una: Evernote. Es la única app que ofrece exactamente lo mismo, pero solo si pagas la versión Premium cada año.

Al principio pensé que podía replicar el funcionamiento de Together usando Eagle Filer en el mac y Dropbox en iOS. Pero lo cierto es que la aplicación de Dropbox no busca en el interior de los documentos.

Y aquí es donde de repente me encontré con algo que no esperaba. Después de probar Box y Amazon Cloud Drive le toco el turno a Google Drive. Y, oh sorpresa, Google Drive para iOS si que busca en el interior de documentos, archivos y PDFs. Haced la prueba, subid a Google Drive un PDF y luego en la app del iPhone buscad alguna palabra que solo se encuentre dentro del PDF y no en el título. Encontrará el documento entre los resultados. Luego haced lo mismo en Dropbox y veréis la diferencia.

Lo malo es que Google Drive no usa tags. Pero es curioso que una característica tan interesante como esta no tenga tanta difusión como debería. Ahora toca buscar si existe algún frontend interesante para Google Drive.

Segunda oportunidad para Notas en iOS y Mac

Una de las cosas que han caracterizado a iOS hasta ahora es el tradicional aspecto cerrado de las aplicaciones nativas. Eso todavía está presente en Mail, una caja negra que ni siquiera las nuevas extensiones han conseguido abrir.

Sin embargo otras han tenido mas suerte y ahora se presentan como serias alternativas a las apps que antes habían venido a sustituirlas con más funciones e integración.

Quizá el caso más evidente es Notas. Las nuevas extensiones la han dotado de unas funciones de exportación e integración que antes no tenía. Hasta ahora exportar una nota era una tarea complicada o constreñida al odioso corta-pega. Pero de repente nos encontramos con que, gracias a las extensiones de iOS 8, podemos exportar una nota a Evernote o a Things fácilmente.

Eso, unido a la sincronización con iCloud y su aplicacion homónima en Mac, la han convertido en una interesante alternativa a Drafts o Scratch, aunque no diría que estas han sido “sherlockeadas” completamente. En realidad la capacidad de manejo y modificación de texto en estas es mucho más completa, pero precisamente por ello más complicadas de utilizar, salvo que seas un ninja de las acciones de url en iOS.

Pero para lo que yo la necesito, que es poder tener una herramienta con la que crear anotaciones rápidas y exportarlas luego a Evernote o Things, es mas que suficiente. Y además te ahorras tener que adquirir cualquiera de las otras alternativas. Así que, por primera vez en muchos años Notas vuelve a la pantalla principal de mis dispositivos iOS y a ser una de las apps que siempre tengo abiertas en el mac. A todo eso se añade que ahora acepta imágenes y texto con formato.

Pinboard for LaunchBar

Pinboard for Launchbar es un conjunto de acciones para integrar tu cuenta de Pinboard en el reciente Launchbar 6, que por cierto viene con un renovado diseño muy interesante. En realidad lo que han hecho es asemejarlo un poquito al diseño de Alfred pero más elegante, estilizado y en definitiva bonito.

Con estas acciones puedes acceder a tus bookmarks de Pinboard desde Launchbar, a las tags, realizar búsquedas, etc. Simplemente hay que descargar el archivo de Github, descomprimirlo y abrir Pinboard.lbext para que se instalen.

Actualización de The Hit List

Ayer Karelia publicó una actualización del gestor de tareas y proyectos para mac y iPhone The Hit List. Ultimamente he hablado mucho de The Hit List, ya que es la herramienta que actualmente uso para controlar y gestionar todas mis tareas, tanto personales como laborales.

La actualización de ambas aplicaciones, la de escritorio y la de iOS, es un buen indicativo de que Karelia, tras la adquisición de la app, se ha tomado las cosas en serio y están trabajando en adaptarla a los nuevos tiempos.

De momento se trata de arreglar algunos bugs con la sincronización de tareas anidadas, el timer de tareas y la integración con los Recordatorios. Y en el caso de la app para iPhone todavía no hay adaptación a iOS 7, así que habrá que esperar.

Pero algo es algo. La lista completa de cambios en las Release Notes de Karelia.

Comparando OmniFocus 2, Things y The Hit List

Hoy he publicado un artículo en el que comparo OmniFocus 2, Things y The Hit List, aprovechando que acaba de ponerse a la venta la nueva versión de OmniFocus.

Con todo esto es posible que siga siendo dificil decidirse por una. Por puntuación final la vencedora es The Hit List, que es la que cuenta con más ventajas y funcionalidad. Pero que no se haya actualizado desde hace años puede ser un handicap (aunque la reciente adquisición por Karelia promete bastante). Cultured Code está trabajando en la nueva versión de Things, que esperemos llegue antes de fin de año y tiene pinta de ser muy interesante.

He estado probando la beta durante los últimos meses y he dado cuenta aquí de mis impresiones. En general OmniFocus 2 me parece un buen producto que mejora bastante en usabilidad y diseño a su predecesor, pero que añade poco en el interior.

Con todo, no ha logrado convencerme de volver a usarlo. Y es que una vez que me he acostumbrado a The Hit List, su gran diseño y usabilidad, va a ser dificil que cambie.

The Hit List, al fin

En lo que se refiere a la gestión de mis tareas y proyectos y las aplicaciones que uso para ello, tengo que reconocer que soy tan variable como cambiando el theme de mis blogs. El motivo es que busco siempre lo mejor, y por eso pocas veces me contento con lo que tengo o lo que hay disponible.

En los últimos cuatro o cinco años he saltado de OmniFocus a Things y viceversa en multitud de ocasiones, he probado Wunderlist, Hightrack, Firetask y, para no extenderme demasiado, cada aplicación de GTD seria que haya aparecido fuera o dentro de la AppStore.

Todas menos una. Incomprensiblemente me resistía a probar The Hit List. Creo que sobre todo debido a que, además del coste de la aplicación el uso de sincronización con la versión iPhone añade unos 19 dólares adicionales al año. Pero finalmente me decidí hace algunas semanas, y la experiencia ha sido realmente indescriptible. Ya había leído varios artículos acerca de la excelencia y calidad del servicio de sincronización. Pero pensaba que no podía ser mejor que el de Things, que además es gratuito. Incluso por el mismo precio, más o menos, tenía la versión premium de Hightrack (que contraté también en mi período de prueba). Y claro, está la sincronización de OmniFocus, también gratuita, aunque en mi opinión la más lenta y desesperante de todas.

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Resulta difícil expresar porque en este momento The Hit List es para mi la aplicación imprescindible. Quizá lo mejor será enumerar qué cosas echo de menos en las otras y como The Hit List viene a solucionar esas carencias. Está, por supuesto, la cuestión del diseño, absolutamente cuidado y fantástico, para mi algo imprescindible, y la posibilidad de manejar la herramienta completamente con el teclado. Pero no sólo eso, hay detalles en The Hit List que incluso me llevan a usar la versión iPhone en el iPad sin fricciones de ningún tipo, a la espera de que algún día aparezca una versión específica. Hasta ese punto me ha enganchado.

Antes de continuar, por sí alguien está pensando darle una oportunidad, decir que The Hit List junto con el resto de aplicaciones de The Potion Factory (Tangerine es otra de mis favoritas, para crear playlists en iTunes) fueron recientemente adquiridas por Karelia, y parece que tienen planes para darles un nuevo empujón. Por lo menos eso se desprende de sus respuestas en los foros.

Pero a lo que iba. Que cosas me ofrece The Hit List que las otras aplicaciones no me proporcionan? Voy a enumerarlas sin ningún orden concreto, según me van viniendo a la mente:

Creación de tareas con arrastrar y soltar

Es cierto que en OmniFocus o Things es posible crear tareas seleccionando texto en otra aplicación y arrastrándolo a la ventana principal. Pero es que en The Hit List puedes seleccionar varias líneas de texto, por ejemplo una lista ordenada, y al arrastrarlas a la ventana de la app te creará una tarea por cada línea.

Carpetas anidadas, sublistas, subtareas

Se pueden crear, igual que en OmniFocus, carpetas y carpetas dentro de ellas. La diferencia es que en The Hit List las carpetas pueden contener listas de tareas en lugar de proyectos (que en la práctica viene a ser lo mismo), pero también sublistas. Estas listas y sublistas pueden contener tareas y subtareas. Las posibilidades y el dinamismo que esto proporciona superan el esquema único de carpetas y proyectos de OmniFocus y, por supuesto, el más rígido de proyectos simples de Things. Por ejemplo, puedes tener dentro de una carpeta en The Hit List un par de proyectos con sus correspondientes subproyectos, y cada uno con varias listas de tareas. Incluso cada tarea puede tener varias subtareas asociadas. Las posibilidades son infinitas.

Carpetas inteligentes

Esta es una de mis características favoritas. A semejanza de las carpetas inteligentes de Mail puedes crear todas las que quieras, cada una con sus propios filtros por tag, contexto, lista, estado, fecha, tiempo estimado, etc. Incluso se puede especificar el orden que deben seguir las tareas. Se parecen a las perspectivas de OmniFocus, pero ciertamente son mucho más potentes. Uno de los problemas que me he encontrado al crear perspectivas en OmniFocus es que éstas están limitadas por una serie de cinco o seis reglas básicas que admiten pocas combinaciones. En The Hit List las reglas son tan dinámicas como queramos que sean. Por ejemplo, es posible especificar que queremos ver sólo tareas que no hayan vencido, que tengan una fecha de vencimiento no superior a un mes, con un tag determinado y pertenecientes a dos contextos determinados. Algo así es imposible en OmniFocus. Y en Things ni siquiera tenemos la posibilidad de crear un filtro que se le parezca mínimamente.

Pestañas

Esto, que a algunos les parece trivial, a mi me parece una gran idea. Tener abierta la lista Today (que muestra las tareas que vencen en el día) en una pestaña, el proyecto de un cliente en otra, y una carpeta inteligente que muestra mi workflow diario en otra, me permite alternar entre ellas más fácilmente que tener que seleccionarlas en la barra lateral. Sobre todo sí en dicha barra lateral tengo abierta la vista de contextos y tags en lugar de la de carpetas y proyectos. Además la aplicación guarda las pestañas que tienes abiertas, de modo que al volver a abrirla siguen estando ahí.

Contextos y tags

OmniFocus sólo ofrece contextos, y Things sólo ofrece tags (aunque quizá puedes usar las áreas de responsabilidad como sí fueran contextos a pesar de que no es su función). The Hit List provee de ambos elementos de clasificación, que se pueden usar combinados o por separado según tus necesidades. Lo interesante son las posibilidades que ambos elementos ofrecen a la hora de crear carpetas inteligentes.

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Timer

Esto sí que es absolutamente único en The Hit List. Ni OmniFocus ni Things ni Hightrack tienen un timer, un relojito que aparece como una ventanita flotante (muy similar al minireproductor de iTunes) cuando le das al botón de comenzar una tarea, y te permite contabilizar el tiempo invertido en la misma. Probablemente no sea de utilidad más que para freelancers y autónomos, pero precisamente por eso para mi es también imprescindible.

Ordenación de tareas

Tanto dentro de las listas como de las carpetas inteligentes, las tareas y subtareas se pueden ordenar tanto manualmente como por fecha de vencimiento, fecha de inicio o prioridad. La ventaja que tiene la ordenación en The Hit List es que no está condicionada a otros parámetros, como en el caso de OmniFocus, donde prima la ordenación por proyectos o contextos. Precisamente en Things esta ordenación brilla por su ausencia, algo que me ha parecido siempre muy extraño. Parece que los creadores de Things dan por sentado que las tareas se pueden realizar en cualquier orden, cuando la mayoría de las veces no es el caso.

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Vista de tarjetas

Cada tarea tiene dos vistas posibles, la normal a semejanza de Things y OmniFocus, y la vista de tarjeta que también tiene Hightrack. La diferencia es que en The Hit List la vista de tarjeta ocupa toda la ventana, permitiéndonos centrarnos en ella y acceder a toda la información contenida fácilmente. Es la mejor implementación de este tipo que he visto.

De Things hay muchas cosas que me gustan, pero muchas más que me parecen arbitrarias y dejadas al azar. Por ejemplo, nunca entendí por qué hay que activar las tareas que vencen antes de empezar a trabajar en ellas. Tanto OmniFocus como The Hit List te las presentan ya disponibles en la vista diaria, pero en Things se exige una acción previa, lo cual no tiene demasiado sentido para mi.

Respecto a Hightrack, aún cuando me atrae mucho la integración de tareas y calendario, no estoy dispuesto a utilizar una aplicación web. Y tampoco una que por ahora no tiene un bookmarklet para añadir tareas desde el navegador ni integración alguna con Mail (salvo la posibilidad de reenviar un correo como tarea a semejanza de OmniFocus), como sí tienen OmniFocus, Things y The Hit List.

Y por último vamos con iOS. Como ya dije The Hit List no tiene app para iPad. Yo uso la del iPhone con el zoom 2x que, aunque es una solución que seguramente no atrae a muchos, a mi me funciona. Para enviar tareas desde Safari uso un bookmarklet que podéis encontrar aquí. Para crear tareas desde mails uso Dispatch, una aplicación que ya comenté anteriormente y que tiene integración tanto con The Hit List como con OmniFocus y Things. Lo único que la versión iOS de The Hit List no tiene es la posibilidad de enviar tareas por email. Pero puedo vivir sin eso.

The Hit List está disponible en la AppStore, pero puedes descargar una versión de prueba desde la web oficial.

IFTTT: consumir con moderación

IFTTT es un gran servicio, permite conectar y compartir información entre muchos otros servicios web, aplicaciones y herramienta mediante recetas que nos hacen la vida, y el trabajo, más fáciles. Y además gratis.

Pero como todo lo que no cuesta es necesario consumirlo con moderación. Por el simple hecho de que puedas enviar tus checkins de Foursquare a Evernote, o los favoritos de Feedly a Instapaper por el mismo precio, no tienes que hacerlo necesariamente.

Sobre todo porque, si no tienes bien claro que eso va a tener una utilidad en algún momento futuro, corres el riesgo de terminar por hacer inútiles esas herramientas, ahogadas por el exceso de información sin sentido.

Antes de caer en errores así, lo sé porque lo he sufrido, es necesario plantearse un flujo de trabajo coherente y efectivo. Qué voy a hacer con esa información? Por qué necesito tenerla disponible en ese servicio o herramienta concreta? Y por supuesto, es la solución más simple?

Basecamp gratuito para profesores

La enseñanza es un trabajo duro y, por desgracia, a menudo ingrato y poco apreciado. Pero sabemos lo importante que eres, y sabemos lo importante que es el trabajo que haces.

Con estas palabras Basecamp anuncia que, desde el día 5 de febrero pasado, si eres profesor puedes tener una cuenta de Basecamp gratuita y completamente funcional para utilizar con tus alumnos.

Para ello tan sólo hay que registrarse y enviarles un email a teachers@basecamp.com solicitando la gratuidad. Y por supuesto informando de dónde enseñas y qué asignaturas.

Lo que no queda muy claro es si la oferta se extiende a todo el mundo o sólo a los Estados Unidos. Pero es cuestión de preguntar. Sería una gran noticia para cualquier profesor comprometido y techie.

Toda la información en la web de Basecamp para profesores.

Editorially y la dificultad de rentabilizar la colaboración

Hace dos días Editorially anunciaba su cierre para el día 30 de mayo. En realidad ya han cerrado, sólo que el sitio estará disponible online hasta ese día para facilitar la migración de datos a los usuarios. Luego se irá para siempre.

Quizá nunca oisteis hablar de Editorially, o puede que lo probáseis en algún momento. Era un editor de textos colaborativo, uno de los muchos que surgieron al calor del boom de la escritura colaborativa y el renovado auge de Markdown.

Pero no era uno cualquiera. Era el mejor. Por tanto, que no hayan podido rentabilizar los esfuerzos empleados debería servir de aviso al resto y a los que vengan detrás, que los habrá.

Como siempre, tenemos que echar parte de la culpa a Google, que con un Drive gratuito (a coste de privacidad) impide el surgimiento de competidores serios, a pesar de que sean mejores.

Por otra parte, la existencia de otros tipos de herramientas de colaboración, o que se usan para ello sin que sea especificamente su cometido, deja poco sitio a un servicio tan especializado.

Pero creo que la causa principal de la ausencia de éxito de Editorially se debe, todavía hoy, al anclaje de la mayoría de usuarios potenciales en estructuras, flujos de trabajo y herramientas clásicas. Es muy dificil que propuestas tan revolucionarias como Editorially puedan tener éxito a corto plazo, porque necesitan que el usuario haya asumido una posición similar a la hora de afrontar estrategias de colaboración online.

Hasta el 30 de mayo se podrá seguir usando, e incluso registrándose (podéis hacerlo si queréis probarlo antes de que desaparezca para siempre). En el post de despedida tienen una lista con FAQs para los que seáis usuarios, sobre como afrontar la situación.

Phraseology 2.0 como centro de escritura

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Hace unos días comenté que se estaba preparando la versión iOS de Ulysses, mi editor (más bien centro de control de escritura) en el mac favorito. Mientras llegue ese momento estoy usando Editorial, que es sin ninguna duda el editor más completo que hay ahora mismo para iPad.

Lo que pasa es que Editorial me abruma un poco. Es una auténtica bestia productiva, y si sabes como domarla puede llevar tu workflow de escritura hasta lo inconcebible. Tantas opciones, funciones y flujos de trabajo obligan no solo a estar al tanto de nociones básicas de lenguaje python, sino también a dedicarle cierto tiempo de configuración.

Pero precisamente acaba de publicarse la nueva versión de Phraseology, una aplicación desarrollada por Agile Tortoise, los creadores de Drafts. Drafts lleva en el dock de mi iPhone mucho tiempo, y la considero una de las aplicaciones más útiles que existen. Sobre todo porque permite la intercomunicación entre muchas otras aplicaciones. Ya hablé sobre ella anteriormente en Drafts, el mejor aliado de la productividad en iOS, y en algunos otros posts.

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Y precisamente Phraseology incorpora ahora esa unión con Drafts a través de los esquemas de url. De modo que los menús contextuales de Drafts pueden hacer uso de esta nueva habilidad para utilizar las fantásticas características de Phraseology, como la reordenación de párrafos sin tener que copiar y pegar, o la vista de inspección.

Incluso cambiar entre una app y otra es posible gracias estos esquemas de url, de una manera sencilla y rápida.

La nueva versión de Phraseology, ya completamente actualizada al estilo iOS 7 aunque manteniendo el peculiar aspecto de todas las apps de Agile Tortoise, está de momento a un precio interesante de promoción. Viene con soporte para iCloud y Dropbox, y por supuesto para Markdown.