Cómo usar las Tags de OS X Mavericks con Hazel

Lo primero que hice nada más instalar Mavericks fue comprobar si Hazel era capaz de crear nuevas reglas basadas en las nuevas Tags. Afortunadamente la actualización de hace unos días sí que soporta esta característica. Incluso Hazel es capaz de asignar tags y colores a archivos y documentos, que luego se pueden usar para hacer otras cosas y definir reglas basadas en la existencia de esas tags.

Lo primero que he hecho ha sido renombrar las etiquetas que ya vienen por defecto con nombres de colores. Mi primera opción son estas nuevas etiquetas: Archivar, Borrar, Clientes, Documento, Importante, Personal, Revisar.

Captura_de_pantalla_2013-10-24_a_la_s__12.32.55-2

Cada una de ellas implica una serie de características y acciones distintas, que pueden dar lugar a otras acciones cuando varias etiquetas se combinan. En principio los valores que mentalmente les asigno son:

  • Archivar: documentos y archivos que quiero guardar pero que no necesitan ninguna otra acción a medio plazo.
  • Borrar: documentos y archivos programados para ser eliminados después de un período de tiempo definido.
  • Clientes: documentos y archivos relacionados con mi trabajo.
  • Documento: archivos que quiero guardar y que necesitan una acción a corto plazo.
  • Importante: documentos y archivos que no debo eliminar bajo ningún concepto y que deben ser puestos a buen recaudo.
  • Personal: todo aquello que no tiene que ver con mi trabajo.
  • Revisar: documentos y archivos sobre los que tengo que volver en una fecha determinado o dentro de un período de tiempo definido.

Reasignar etiquetas y mover documentos

La primera regla sencilla para Hazel sería una que vigilase los items del escritorio a los que he asignado la etiqueta Archivar, les cambiase ésta por la etiqueta Archivado y los moviese a la carpeta de Documentos. En la regla hay que hacer clic en las opciones de Add tags para decirle que borre la etiqueta existente y la sustituya por la nueva, sino simplemente la añadiría sin borrar la anterior.

Captura_de_pantalla_2013-10-24_a_la_s__12.55.52-2

Combinar etiquetas y mover a Dropbox

Pero podemos ir más allá. Supongamos que he asignado a un archivo las etiquetas Archivar y Clientes. En ese caso quiero que Hazel asigne las etiquetas Archivado y Clientes (dado que va a borrar las etiquetas anteriores, debo asignarle nuevamente la segunda), y que ahora mueva el documento a mi carpeta de Drobpox para los clientes de Tylium. Muy sencillo.

Captura_de_pantalla_2013-10-24_a_la_s__13.04.31-2

Procesar documentos PDF según su fecha de apertura

E incluso más. Supongamos que quiero que Hazel procese sólo los documentos pdf que yo haya abierto por última vez antes de la semana actual. Para ello habría que especificar en la regla que la extensión fuera pdf y que la fecha de la última apertura estuviera en algún momento anterior a esta semana.

Captura de pantalla 2013-10-24 a la(s) 14.04.54

Poner en uso las etiquetas

Bien, ya veis como funciona más o menos el asunto. Se trata de ir combinando parámetros y etiquetas, lo cual, si tienes muchas, puede resultar en la creación de un buen número de reglas en Hazel. Pero todo sea por la automatización que después nos ahorrará mucho tiempo.

Ya tenemos nuestro workflow definido. Fijaos que incluso podemos usar estas reglas para asignar etiquetas a documentos y archivos basándonos en su formato, fecha o cualquier otro parámetro. No necesariamente en función de la etiqueta o etiquetas que ya hayamos definido.

Lo siguiente es poner en uso las propias etiquetas. El objetivo principal de Apple para las etiquetas es que encontremos cosas. Así, desde el Finder podemos ir a cada etiqueta y ver que tiene dentro. O incluso realizar una búsqueda. Hazel no puede acceder a los contenedores de las etiquetas, ya que estos no son carpetas propiamente (están ocultas en la carpeta Library) y por tanto no puede realizar ninguna acción en conjunto sobre ellas.

Pero el objetivo está cumplido, hemos conseguido que en función de las etiquetas asignadas, se realicen una serie de acciones que pondrán un poco de orden en nuestro trabajo diario.

Captura de pantalla 2013-10-24 a la(s) 14.03.19

Por supuesto, las reglas que he puesto de ejemplo afectan solo al Escritorio, pero lo mismo puede hacerse para cualquier otra carpeta del Finder. Por ejemplo, es posible asignar una etiqueta a los archivos de nuestra carpeta de Documentos en función de la última vez que fueron abiertos. Si creamos una etiqueta llamada Obsoletos podemos aplicarla a aquellos items que no hayamos abierto en el último año.

1 Comment Cómo usar las Tags de OS X Mavericks con Hazel

  1. Pingback: Integrando iCloud Drive con Evernote y Todoist

Comments are closed.